G Suite: 10 semplici strumenti per migliorare la collaborazione e l'efficienza aziendale

G Suite: 10 semplici strumenti per migliorare la collaborazione e l’efficienza aziendale

In ufficio, i momenti di collaborazione e di comunicazione sono sempre più preziosi.

Presi dai propri impegni, trovare un momento per organizzare una riunione, discutere vis-à-vis di un documento, collaborare alla stesura di materiale aziendale è più difficile che mai. Eppure, basterebbe una sola ora di lavoro di gruppo per superare l’impasse e liberare idee ed energie per completare in breve tempo l’attività.

Per questo motivo, sempre più studi e aziende decidono di adottare suite di strumenti aziendali, integrati tra loro. La mail ormai non basta, anzi, a volte è considerata il nemico numero uno nella corsa contro il tempo.

“Suite di strumenti aziendali, integrati tra loro” suona molto bene ma cosa significa in pratica, in una normale giornata lavorativa?

Gmail è il servizio di posta di Google ed è uno dei più popolari, sia a livello aziendale sia come mail personale. La praticità di Gmail consiste nella possibilità di organizzare le email ricevute secondo “etichette”. Automaticamente, Gmail ‘riconosce’ e smista le diverse e-mail ricevute, dividendole in Posta principale, Social, Promozioni e Aggiornamenti.

Questo evita di avere una mail costantemente intasata di messaggi che non abbiamo richiesto e che ci distraggono, anche se solo per pochi minuti.

A proposito di e-mail non richieste, il filtro antispam di Gmail riconosce e blocca il 99,9% dello spam ricevuto e le mail considerate sospette, isolandole in una cartella apposita. Il sistema Google è sempre più preciso ed efficiente ma in qualsiasi caso è possibile contrassegnare manualmente le mail considerate spam o non-spam.

Gmail ha anche un potente filtro di ricerca per riuscire a trovare in pochi secondi la mail che stavamo cercando. Un motore di ricerca veloce permette di inserire delle parole chiave e/o l’indirizzo o il nome della persona con cui abbiamo scambiato il messaggio mail. Attraverso una maschera di ricerca a campi è possibile condurre una ricerca più approfondita e puntuale.

Lo strumento è consultabile da qualsiasi dispositivo e i messaggi sono sempre sincronizzati: tutte le email ricevute e inviate dal pc dell’ufficio sono presenti anche nella versione mobile o sul tablet, e viceversa, senza perdere nessuna informazione importante.

Dalla schermata di Gmail, si accede a tutti gli altri strumenti che fanno parte di G Suite.

Hangout è uno strumento per avviare chat e videoconferenze in pochissimi passaggi. La chat è una funzionalità molto utile quando, ad esempio, dobbiamo chiedere un’informazione veloce ad un nostro collega ma la mail ci sembra uno strumento troppo ‘pesante’ per farlo. Come succede in tutte le chat, è possibile creare dei gruppi per scambi veloci di messaggi, richieste di conferme, segnalazione di link interessanti.

Le videochat o le videoconferenze possono essere avviate anche con utenti esterni e anche fuori sede in modo totalmente sicuro: tutte le comunicazioni e gli stream audio sono criptati. Ovviamente, è possibile parteciparvi da smartphone, pc, tablet fino a un massimo di 25 dispositivi.

La funzione Calendar permette di visualizzare i calendari del resto dei collaboratori, se reso disponibile. In questo modo, fissare una riunione è molto semplice una volta visualizzati gli impegni lavorativi del resto del team. Sovrapponendo tutti i calendari delle persone interessate in un’unica visualizzazione, non resta altro che inviare l’invito e monitorare la partecipazione all’evento creato.

Lo stesso meccanismo può essere utile per prenotare le sale riunioni visualizzando gli slot liberi e avendo sempre una panoramica completa delle disponibilità dei giorni e dei mesi a venire.

Prima di ogni evento fissato in calendario, un pop-up di notifica ricorda l’impegno in programma.

Gmail

Sempre da Gmail, è possibile creare Documenti, Presentazioni, Fogli di calcolo e Moduli in modo molto veloce.

Una volta creato un nuovo Documento, ogni piccola modifica apportata viene salvata automaticamente in Cloud, senza dover selezionare la voce Salva. In caso di spegnimento del computer, la versione salvata è la più recente. E’ possibile, in ogni caso, recuperare la cronologia delle versioni, ripristinando, ad esempio, la versione precedente del documento.

La potenzialità di questi strumenti sta nel fatto che, una volta creato un Documento o una Presentazione o un qualsiasi tipo di file, è possibile condividerlo con chiunque. Si può condividere il file direttamente con la persona interessata o inoltrare il link del documento e inviarlo via mail.

A questo punto, il collaboratore può apportare modifiche al documento e noi possiamo vedere la modifica mentre viene digitata. In caso di più collaboratori, le persone che stanno effettuando la modifica vengono sempre identificate, attraverso cursori di colore diverso, accompagnati dal nome del collaboratore e da una miniatura della foto profilo.

Il creatore del documento ha sempre il controllo del proprio file: visualizza tutte le modifiche effettuate, sa chi ne è l’autore e, nel caso, ha il potere di annullarle. La cronologia delle revisioni è illimitata: sono conservate per un tempo indefinito senza incidere sullo spazio di archiviazione.

Un inciso a parte meritano Google Moduli e Sites. Sono due strumenti molto semplici da utilizzare ma che permettono di dare un tocco di professionalità alla propria immagine aziendale.

Google Moduli

Google Moduli serve a creare sondaggi, ad inviarli alle persone interessate, ad avere sotto controllo lo stato delle risposte con i riepiloghi automatici e i grafici.

La creazione del modulo è molto semplice e intuitiva, con la possibilità di scegliere diverse tipologie di risposta e di personalizzare il sondaggio con immagini, video, loghi.

La compilazione del modulo è possibile inviando il link via mail oppure inserendolo all’interno del sito o in mail strutturate tramite bottoni. Tutti possono rispondere al questionario: non è necessario avere un account Google per potervi accedere.

Le risposte sono visibili in qualsiasi momento e Moduli può gestire tanti dati quanti ne gestisce Google Fogli: più o meno 2 milioni di celle dati.

Google Sites

Google Sites dà la possibilità di creare dei siti molto semplici senza la necessità di avere competenze di sviluppo, programmazione e progettazione. E’ uno strumento utile per mini siti, siti personali o siti istituzionali per studi o aziende di piccole dimensioni. Attraverso il drag and drop, è molto facile inserire contenuti, foto e immagini con un layout moderno. Il contenuto si adatta automaticamente agli schermi di qualsiasi dispositivo ed è visibile anche ai non utenti Gmail.

Passiamo alla parte più delicata: l’archiviazione dei dati.

Tutti i file creati attraverso G Suite vengono archiviati in Cloud attraverso Drive. Ciò vuol dire che posso creare un documento sul pc dell’ufficio e accedervi da casa in qualsiasi momento e da qualsiasi dispositivo. Attraverso Drive posso condividere i file, decidere di tenerli per me, allegarli ad una mail direttamente dalla finestra di scrittura.

Per evitare più versioni o unioni di file, il proprietario del documento imposta le autorizzazioni di download, modifica, commento o visualizzazione. Ai file condivisi può essere anche assegnata una data di scadenza.

Con G Suite Basic si hanno 30 GB di spazio di archiviazione per utente, condivisi fra Drive e Gmail. Con G Suite Business, Enterprise e Team lo spazio di archiviazione è illimitato (per gli account con meno di 5 utenti è disponibile 1TB per utente).

Immaginiamo di utilizzare l’efficienza del motore di ricerca Google per la nostra singola azienda, grazie a Cloud Search.

In un solo giorno di lavoro viene prodotta una quantità indefinita di materiale nuovo, tra documenti ufficiali, bozze, riunioni, attività sul calendario.

Attraverso Google Search, inserendo una parola chiave, ad esempio “budget”, posso visualizzare tutto ciò che contiene questa keywords. Tra i risultati di ricerca, vedrò il Google Fogli del budget trimestrale, lo scambio di mail con l’area amministrativa, il pdf allegato alla mail inviata al responsabile, la riunione mensile per discutere lo stato odierno del budget aziendale.

La ricerca non avviene solo per documenti ma anche per contatti: posso vedere i dettagli dei contatti dei clienti, i file che abbiamo in comune, le riunioni fissate in calendario.

Tutte le informazioni in possesso vengono segmentate e catalogate in base alle nostre esigenze.

Insomma, G Suite è un insieme di strumenti collegati fra loro, raggiungibili da un’unica schermata, che rende la collaborazione e la comunicazione con i colleghi un’attività semplice e molto produttiva, nonostante la distanza e la mancanza di tempo. Gli strumenti sono tanti, più di quelli elencati, ma si ha sempre la percezione di avere di fronte una sola unica applicazione, tanto elevata è l’integrazione fra di loro.